Blogs

Heren in maatpakken

Het eerste dat opviel bij binnenkomst was het hoge gehalte aan maatpakken. Deze  conferentie met de mooie titel Future Students, Future Universities and Future Jobs,  was een serieuze conferentie. In een prachtige universiteit, midden in het hart van Boedapest, georganiseerd door Eurashe, een Europese platform voor Hoger Beroeps Onderwijs.

De heren in de maatpakken bleken vooral een rol te hebben in de nevenante openingsspeeches. Maar na twee klassieke speeches met veel cijfers, opgelezen van blad en in moeilijk te verstaan Engels, kwam de vaart er in. Verre vergezichten met de blik op de toekomst en woorden als innovatie, flexibiliteit, leven lang leren en creativiteit. Maar ook leren van fouten en omgaan met onzekerheden. Ah, dat kwam al veel dichter in de buurt van de workshop die wij zouden gaan geven. Na een dag vol mooie woorden en originele initiatieven uit heel Europa, waren wij de dag daarop aan zet.

Wat een plezier om samen met mijn collega te vertellen over het Living Lab, de innovatieve vorm van samenwerking en de dilemma’s die dit met zich meebrengt. Waar in de speeches de ‘big picture’ werd geschetst, ging ons verhaal over de ‘small picture’: een testproeverij van proteïnerijk ijs. En fantastisch om te zien dat al die genoemde elementen van flexibiliteit, creativiteit, omgaan met onverwachte omstandigheden en leren van fouten, allemaal terugkwamen in de ‘kleine’ casus van de proeverij. Met als afsluiting van onze workshop, een goede inhoudelijke discussie en interessante tips bv over groepsdynamica als toevoeging aan het curriculum van studenten, over fouten als leerervaring, nieuwe vormen van onderzoek en de noodzaak van daadwerkelijke commitment bij het management. Hoe rijk (los van die proteïnen) kan dat zijn! Een geweldige ervaring en een input voor verdere ontwikkeling. We waren blij, opgelucht en trots!

Designing for Social Systems

Stanford University d.school
9 – 16 december 2018

Epiloog
Vanuit het Stanford Guesthouse, heb ik de shuttle bus van 8.05 am naar de campus.
Een nogal gammel busje, in tegenstelling tot de andere campusbussen, waar de airconditioning lekt of niet werkt en als je eruit wilt dat door het busje moet roepen omdat het stopsysteem niet functioneert. Minor problem, want lopen is het een klein uurtje.
Iedere ochtend stappen er gedurende de rit, de studenten in en de mensen, die op de campus werken. De Aziatische student,  de medewerkster met het hoedje en de zonnebril en de medewerker met de prachtige paarse Sikh tulband.
Deze ochtend, stap ik als enige in op het beginpunt. De buschauffeur vertelt dat hij om 5 uur am begonnen is en tot 7 uur pm doorwerkt, een gebroken dienst met een pauze van drie uur. Hij vindt het prima. Hij slaapt bij een vriend omdat hij twee uur rijden van zijn werk woont.
Hij is ook in Europa geweest toen hij drie jaar als militair in de jaren negentig gestationeerd was in Duitsland. Op zijn 17e vertrokken en in die drie jaar geen één keer tussendoor naar huis geweest. Zijn moeder vond het maar niets.

Vrijdag rijdt hij weer naar huis, anderhalf uur verderop, naar zijn vrouw en zoon.

Ik stap uit.
“Happy Holidays mrs.”
“Happy Holidays sir”

 

Dag 6
De laatste dag stond in het teken van TIH. Afkorting voor, ja weer een afkorting: Take It Home. Hoe kun je deze werkwijze, tools en methodes toepassen op jouw project?
Op het van te voren ingebracht project of een ander project, passen we de werkwijze toe door deze te beschrijven. De start is de situatie van de uiteindelijke gebruikers en stakeholders. Wat uit de inventarisatie of de interviews wordt het uitgangspunt? Verder uitgewerkt in the theory of change en de change of theory,  the ‘How Might We’ en de prototype.
Mijn project is het onderzoeken van de opties om voor de ouderen in de wijk rond het Amstelhuis en de bewoners van het Amstelhuis, peer-to-peer support te organiseren.
Uit de bespreking met mijn medecursisten en de coach kwamen nieuwe gezichtspunten zoals: welke rol kunnen gezinsleden spelen en mogelijk ook jongeren en scholen in de wijk.

Het slotstuk van deze dag was een persoonlijke verklaring ‘Write your Manifesto’.
Tenslotte, na een heleboel rituelen, bedankwoorden, foto’s, intenties, feedback, glaasjes wijn en hugs, kwam een einde aan deze uitzonderlijke workshop.

En mijn foto hangt in de galerij!

Dag 5
Vandaag was het D Day, de dag waarop wij onze prototype presenteerden aan de vertegenwoordiger van de gemeente San José. Wat hadden de tien groepjes bedacht om studeren voor jongeren uit achterstand  situaties te ondersteunen en toegankelijker te maken?

Ieder van de groepjes had uit de interviews een ander item gehaald en daar hun oplossing voor ontworpen. Items waren bijvoorbeeld: steun van de familie, eenzaamheid onder studenten, werken en studeren tegelijk, extreem hoge huur voor kamers, reistijd van en naar de campus en je weg vinden op de universiteit als nieuwe student.

De prototypes werden gepresenteerd in een korte gespeelde situatie schetsen. Tien ideeën passeerden de revue.
Een welkomsbox met informatie, ‘Cafe Connext’ als ontmoetingsplek, peer ondersteuning door samen iets te ondernemen, samenwerking met werkgevers in het curriculum, en internships die uitzicht bieden op een baan. Maar ook een korte cursus voor student en familieleden, en een gratis studenthotel, gerund door studenten.

Stuk voor stuk opties om, zoals de opdracht luidde: Create ways for young adults (18-24 y.o.) from under-served cummunities in San Jose to access and succeed in college or vocational education, for thriving careers. Wat waren wij blij toen onze prototype  goed werd ontvangen! Mission completed!

 

     

Dag 4.
Dit is de dag om stappen te maken in het ontwerpproces. En stappen waren het!
Na een energiek begin door de mini workshop ‘impro’ (improvisatie, Amerikanen houden van afkortingen) waren we helemaal wakker en fris om er tegenaan te gaan.

Gedurende de hele dag zijn er stappen gezet, met het effect om te focussen en weer afstand te nemen, om abstract en concreet te zijn en te begrijpen en creëren.
Stappen als zo veel mogelijk onderdelen te onderscheiden van de geformuleerde opdracht, stimulerende en remmende factoren te benoemen, oplossingen en mogelijkheden te beschrijven ‘How Might We’  (HMW), de drie beste oplossingen te kiezen, deze weer uitwerken en daaruit weer te kiezen.

Focussen, creëren en kiezen. En dan uiteindelijk een prototype maken om voor te leggen aan de gebruiker. Doel is om feedback te krijgen over de bruikbaarheid mogelijke verbeteringen. Wat werkt, wat niet? Een prototype kan een roadmap zijn, een model, een platte grond of een presentatie zijn. Creëer daarbij en zo realistisch mogelijke situatie.
Als voorgestelde oplossing in de goede richting gaat heb je de basis, om door te gaan en het prototype verder te verfijnen.

Ja, er gaan heel wat Post-it’s door heen!

Dag 3
In San José stroomt 54% van de studenten wiens ouders op high school hebben gestudeerd, door van high school naar college.  Voor de ‘eerste generatie’ studenten wiens ouders niet naar high school zijn geweest, is dat 36 %.
Onze opdracht is een vraag van de gemeente San José: Create ways for young adults (18-24 y.o.) from under-served cummunities in San Jose to access and succeed in college or vocational education, for thriving careers.

De eerste stap in onze werkwijze is in gesprek gaan met studenten en stakeholders om de vraag in kaart te brengen.
Dus vertrokken we in de ochtend in de bus naar San José. Daar in de Martin Luther King bibliotheek hadden we zeer persoonlijke gesprekken met studenten en medewerkers. Uit die verhalen komt vooral het beeld naar voren van studenten die naast hun studie moeten werken om het hoofd boven water te houden, homeless studenten die geen kamer kunnen betalen of studenten die met z’n tienen op een appartement voor vijf mensen wonen. Onderwerpen waarmee zij niet bij hun docenten kunnen aankomen, daar gaat het om studieprestaties. Wij verwoorden het als ‘the lack of understanding by professors of students economic realities leads to unfair expectations’.
En van de andere kant de hartverwarmende verhalen van docenten en medewerkers die wèl aandacht en tijd hebben voor de student en zijn of haar zorgen.

Terug op Stanford hebben we uit al die informatie een vraagstelling geformuleerd en deze luidt: Connect the realities of students living in San José at the academic requirements of the program.

Wat kunnen wij doen om de verschillen in perspectief en verwachtingen tussen studenten en docenten kleiner te maken? We gaan er mee aan de slag.

 

Dag 2
De groep van deze workshop Design Thinking for Social Systems bestaat uit deelnemers uit alle delen van de wereld. Uit de USA, Chili, Portugal, Spanje, Nederland, Nieuw Zeeland, Zimbabwe, Zuid Afrika, en Singapore. Behoorlijk internationaal dus. Dat levert veel discussie op over verschillen en overeenkomsten in politiek, onderwijs en gezondheidszorg.

Daarentegen heeft de cultuur in de groep een sterk Amerikaans accent. In de gesprekken in de groep worden opmerkingen of meningen onderbouwd met confidenties, emoties en anekdotes.
Amerikanen zijn dol op persoonlijke verhalen en achtergronden. Juist die persoonlijke confidenties leveren veel respect op en worden soms zelfs beloond met applaus.

In een voorstelronde wordt al snel de etnische achtergrond of de geaardheid benoemd en in discussies worden meningen beargumenteerd met de eigen geschiedenis. Of de emotie komt op de voorgrond te staan in een opmerking als: “Ik ben zo intens verdrietig geweest toen mijn baas had besloten om ..…”
Zo vertelde een deelneemster dat zij een vreselijke hekel had aan brainstormen, wat toch in een workshop als deze heel regelmatig voorkomt. Als reden gaf zij aan dat een gesprek in het ouderlijk gezin al snel een kakofonie  ontaarde waarin maar een beetje lukraak en door elkaar heen werd gepraat.
Zij deed niet mee met brainstormen…..

 

 
Dag 1
De d.school is gevestigd in één van de oorspronkelijke, statige gebouwen in het midden van de campus. In de hal staat een knalrode bestelwagen, model 1950. De boodschap is duidelijk: wij zijn dynamisch, wij zijn anders. Alle wanden en een deel van het plafond zijn beplakt met Polaroid foto’s van de deelnemers voor mij. Met trots denk ik: ’daar kom ik aan het einde van de week ook tussen te hangen’. Er is nog plaats.

Nu had ik uit het verleden geleerd om niet direct, uit verlegenheid, bij binnenkomst op de koek en de cake af te stormen. Nee, eerst kennismaken en handen schudden . Maar die tactiek bleek overbodig. Want direct bij binnenkomst werden we al aan het werk gezet met naambordjes, een foto, de groepsindeling en ‘customize’ van een map. De toon was gezet, maar belangrijker nog: het ijs was gebroken.

Wat vooral bijblijft van deze eerste (halve) dag is dat na een korte introductie, in een razend tempo achtereenvolgens theorie van Design Thinking, methodieken, diepte interviewtechnieken, een prototype maken, oefeningen en de meest existentiële vragen (How is life calling on you?) voorbij zijn gekomen. Dat alles afgewisseld met verhalen, kennismaking en als sluitstuk een gastspreker en een variant op het spel papier-steen-schaar.
Het effect is dat je direct in de goede stand komt: snelheid, vaart en korte fases. Een beweging tussen focus en flair, tussen abstract en concreet, en tussen begrijpen en creëren.
Kijken hoe dit in de loop van de week gaat uitwerken.


Proloog
Het was weer even schakelen toen ik op de campus van Stanford University een kleine cappuccino bestelde en een hele grote beker kreeg. Natuurlijk, in de USA is alles groter. De koffie, de maaltijden en ook deze campus. De officiële naam is Leland Stanford Junior University.
Gebouwd door Jane en Leland Stanford ter nagedachtenis aan hun zoon Leland junior (1868 – 1884), die overleed in Italië aan tyfus, tijdens een reis door Europa met zijn ouders. De universiteit  werd geopend in 1891.
De teksten in de prachtige kerk die het centrum vormt van de campus getuigen van hun familiegeschiedenis en van hun ambitie om een plek te creëren voor jonge mensen om te studeren. Leland senior: “The children of California shall be our children”.

Morgen start ik op de D School, onderdeel van Stanford University met de workshop Designing for Social Systems. Een workshop met als basis de methodiek van Design Thinking, ontwikkeld op de D School. Zes dagen om in een groep van 44 deelnemers uit alle delen van de wereld, te werken aan opdrachten en vraagstukken uit de praktijk.

9-16 december 2018

 

Holding Space

In 2001 begon ik als projectmanager op de Hogeschool van Amsterdam. Mijn eerste klus was direct een flinke klus. Een nieuwe curriculum voor de opleiding Fysiotherapie. Ontworpen volgens de nieuwste didactische inzichten, met nieuwe beroepscompetentie en leren in de (gesimuleerde) praktijk. Een grote verandering toen.

Pfff….. wat was ik blij met mijn opdracht en wat heb ik er van wakker gelegen! Ik voelde direct als projectmanager de verantwoordelijkheid en de druk om het tot een goed resultaat te brengen. En dat uiteindelijke resultaat lag vijf jaar vooruit. Een lange looptijd dus.
En….. wat was ik blij met mijn training projectmanagement. Hoe welkom waren de overzichten met doelen, resultaten, mijnpalen, projectorganisatie en risico’s. En de handreikingen en veranderplannen om het team ‘mee te krijgen’ en ‘alle kikkers in de kruiwagen’ te houden. Zonder dat had het curriculum er nu niet gestaan. En ik ook niet waarschijnlijk.

Nadien zijn er nog heel wat projecten geweest. Het voelt als een eigen winkel, wat mij als middenstandsdochter heel goed past. In de loop van die jaren zijn er nieuwe inzichten ontstaan over projectmanagement en over verandertrajecten. Er is een verschuiving van beheersen en controleren naar complexiteit erkennende benadering.  Met dank aan de theorie van Geert Teisman over chaos en orde. Ook een verschuiving van langdurige en langlopende projecten naar korte bogen en design thinking. En van top down aansturen en faciliteren naar Holding Space.
Wat een prachtige ontwikkeling. ik voel mij thuis in deze ‘space’ en wat ben ik blij dat ik daar als projectmanager, trainer en coach midden in zit!

 

 

Begeleiding. Samen de diepte in.

Daar zat ik dan met een 3D-bril op in het museum van Aarhus in Denemarken, nog wat ‘week’ na een driedaagse training Creative Leadership. De 3D-bril bracht mij naar het ontstaan van Denemarken, de moerassen, de wouden, de zwerfkeien en de eerste nederzettingen.
En daar ook zat ik plotseling midden in een heiligdom om de voorouders te eren, met zoals ik tot mijn schrik constateerde toen ik naar beneden keek, het virtuele lichaam van een priesteres. Naakt en beschilderd met klei.
Die had ik eerder in de tentoonstelling gezien, dus dat stelde gerust. Oké, ik was dus even die priesteres die als enige toegang had tot het rijk der doden en hen offers bracht.

Wat maakt dat dit beeld mij zo bij blijft?
Had het te maken met de basis, met iets ‘oers’, met werken vanuit je jezelf? Zonder opsmuk. Nou ja, op die klei na dan. Of met de ‘existentiële moerassigheid’ zoals Harry Kunneman dat zo mooi verwoordt.
In begeleiding ga je samen de diepte in. Niet jij aan het randje van de kuil, maar echt samen, ook al is het moerassig. Sterker nog, het is de plek die je juist samen moet opzoeken en waarin je kwetsbaarheid deelt. Om vanuit het moeras het verleden te delen, te eren en de toekomst weer op te bouwen.

 

Anders vergaderen

“Nog even de agenda maken”. En dan volgt het verplichte rijtje van notulen, te bespreken punten en de rondvraag. Ik had er even geen zin in. Ik zag ons al weer zitten keurig de punten afwerken en binnen de tijd blijven. Saai…..
Weet je wat, dacht ik vrolijk, ik ga het anders doen. Gewoon een soort mindmap en dan met elkaar om de flap met de belangrijkste punten.
De aanwezigen waren even lichtelijk verbaasd toen die flap die daar lag met die verschillende kleuren viltstiften. Aanvankelijk werd het keurig opzij geschoven in afwachting van het bekende blaadje met punten “Klopt het dat we geen agenda hebben gekregen van te voren?” vroeg een van de aanwezigen nog fijntjes. Ja dat klopte. Vandaag gaan we het anders doen.

Wat is het onderwerp van de vergadering? Dat kwam midden op het vel te staan. Daarna kreeg ieder een andere kleur viltstift en schreef rond dit onderwerp de betreffende punten die hij/zij wilde bespreken. Vervolgens was de vraag wat de meeste urgentie had. En die werd als eerste besproken. De inbrenger maakte daar zelf op het vel de aantekeningen bij.
Het werd een anders dan anders vergadering. Gelukkig.
Grote voordeel is ook dat er geen notulen werden geschreven: ieder maakte een foto van het gehele vel en een foto specifiek van het deel waar die verantwoordelijk voor was.

 

Aikido als onderhandelingsstrategie

Het was niet een prettige bijeenkomst met het hoofd van de afdeling. In het hele proces, waar we over spraken, zaten behoorlijk wat weeffouten van een orde van grootte die je
liever in geen enkele samenwerking ziet. Het verdiende op z’n zachts gezegd niet de schoonheidsprijs. Maar je hebt er maar mee te dealen.
Hoe makkelijk is het dan om met voorbeelden te komen over de klungeligheid en onzorgvuldigheid van de hele gang van zaken, om gekrengd te zijn en elkaar verwijten te maken. Het geeft misschien lucht aan de verontwaardiging en boosheid, maar voor de samenwerking is het niet echt bevorderlijk.
Dan helpt Aikido beter: meebewegen en ombuigen, meebewegen en ombuigen en ja, inderdaad: nog eens mee gaan met de beweging en ombuigen.
Op de training Creative Leadership van Kaospilot in Denemarken werd het zo verwoord:
“Yes, and what I love about that is……..”
“We could also………”

Hoeveel meer eleganter en effectiever. Het voelt aanvankelijk misschien geforceerd aan, maar het werkt! Goed voor de samenwerking en goed voor de inhoud en voortgang van het gesprek. Gewoon doen: Aikido.

 

De verleidingen van de programmamanager

Jouw projectleider legt zijn vragen op tafel en kijkt je verwachtingsvol aan, jij bent tenslotte de senior, degene die de expertise en de antwoorden heeft! Het is snel gegeven, een advies, een tip en het aanbod om zelf even bij de stakeholder langs te lopen om dat heikele issue te bespreken. Hoe verleidelijk is het om als programmamanager samen met jouw projectleider de inhoud in te duiken. Zeker als je ooit zelf als projectleider begonnen bent en in de loop der jaren de kneepjes van het vak hebt geleerd.

Je weet het: je moet op een hoger abstracter level gaan zitten en de projectleider vandaaruit aansturen, het overzicht houden, de kaders en context bewaken en de projecten tegen het licht houden van het totale programma en het vastgestelde beleid.
Je weet het: in jouw aansturen moet je de projectleider in de juiste positie zetten, de rol verhelderen, kaders schetsen en de projectleider uitdagen om zijn/haar rol en verantwoordelijkheid te pakken. Lijkt simpel.

Maar…………wat is het toch moeilijk om op je handen te gaan zitten!!!

 

 

Wat is waarde?

Vorige week kreeg ik een mailtje van een onbekend iemand. Na lang zoeken en eerdere pogingen om contact te leggen, had hij mij gevonden. Wat was de aanleiding voor deze volhardendheid? Hij bleek in het bezit van dagboeken, foto’s en schriften van mij. Ik was stom verbaasd. Ik miste niets!! Geen dagboek, geen foto’s. Niks.
Maar toch, na enkele mailtjes over en weer kreeg ik een paar foto’s opgestuurd van zijn vondst. Een lachende tiener, een kluwe meisjes op het grasveld voor het gebouw van de middelbare school, vakantie dagboeken uit Italië, een lachende dertiger in een 90er jaren trui: schouders als geweldige stootkussens, gevuld met piepschuim. Nooit gemist.

Dus ging ik op bezoek bij een mij onbekende man die zo vertelde hij, na enig onderzoek in dit digitale tijdperk, van alles van mij bleek te weten.
Hij had mijn spullen gevonden in een partij weekbladen, ergens bij een opkoper. Geen idee hoe ze daar terecht zijn gekomen. Misschien blijven staan op zolder met een verhuizing. Wat verfomfaaid zoals op een rommelmarkt, lag daar toch een doosje dierbaar verleden van mij.
Je kent ze wel die doosjes op rommelmarkten, gevuld met foto’s. Foto’s met portretten van onbekenden. Misschien een mooi tijdsbeeld, maar verder afbeeldingen die niemand iets zeggen en geen waarde hebben, behalve voor degene die de personen op de foto’s kent. Waarde heeft alles te maken met verbinding.
En dat geldt niet alleen voor foto’s.

 

Happy go lucky

De hele week dwaalde de tekst door mijn hoofd. Happy go lucky. Hoe kan het ook anders, wanneer het eerste lente zonnetje schijnt en het ‘rokjesdag’ is. Volle terrassen, volle bootjes en volle glazen witte wijn (en lege natuurlijk). Alles ademt plezier en succes! niemand lijkt te hoeven werken. Happy go lucky dus. Dat moet iets zijn met dat vrolijke mensen, geluk aantrekken. Daar zijn onderzoeken naar gedaan. Vrolijke aardige mensen trekken anderen aan. Je wilt er bij in de buurt zijn, of liever nog: vrienden mee worden. Vrolijke mensen zijn ook succesvoller. Net als mooie mensen trouwens. Maar dat is een andere column.

Toch even opzoeken dat ‘Happy go lucky’. Het blijkt een uitdrukking uit de 17e eeuw te zijn èn een Amerikaanse film uit 2008 over een over–de–top–vrolijk meisje. Tja dat verpletterende Amerikaanse optimisme! De eerste keer dat ik in Amerika was, in New York zo’n 25 jaar geleden, maakte dat een overdonderende indruk op mij. Overdonderend vond ik ook de bejegening. In een winkel werd je begroet alsof je de beste vriendin was van de verkoopster, die ze een jaar niet had gezien. Wat een geweldige jurk ik aanhad en dat zij ook van diezelfde oorbellen heeft. Gorgeous! Meende ze dat nou of was het gespeeld? Ik snapte daar niets van. Het paste op zijn zachts gezegd niet in mijn nuchtere referentiekader. Bij latere bezoeken ben ik dat enthousiaste in contacten steeds meer gaan waarderen. Het went en maakt een ontmoeting prettig van toon.

Nu lijkt er in Nederland eenzelfde wind te waaien, waarin enthousiaste en optimisme de boventoon voert. Elk initiatief is leuk, overal zetten wij onze schouders onder en niets is te veel. Doen!!! Alles aanpakken. Happy go lucky. Verpletterend optimisme.

Maar het werkt wel.

 

Tenenkrommende trainingen

Regelmatig stuurt ieder zichzelf respecterend bedrijf een groep medewerkers op training. Dat gebeurt dan ‘op de hei’, dat wil zeggen ergens buiten in de bossen of in de weilanden op een bij voorkeur, moeilijk te bereiken plek. In een oude villa of een oude boerderij, maar dan wel natuurlijk prettig gerestaureerd. Je wordt er in de watten gelegd met koekjes bij de koffie en thee , een heerlijke lunch en een versnapering aan het einde van de middag. Dat is al de eerste winst. Maar dan de inhoud van de training. Vaak voor veel geld ingekocht bij een trainingsbureau. De hele dag op je stoel zitten is er niet meer bij. Je gaat naar buiten, in groepjes, de wei in of wordt het bos in gestuurd voor een wandeling en een goed gesprek. Nu was ik laatst ook weer eens in zo’n oord en meestal ben je er niet alleen maar zijn er ook andere groepen. Wat was ik blij dat ik niet tot die andere groep behoorde!!
Ik zag ze bezig op het grasveld.

Twee groepjes, natuurlijk in competitie met elkaar: wie is het best?
Het betreffende trainingsbureau had in haar wijsheid een ‘tool’ laten maken van twee stelten die in de vorm van een A aan elkaar vast waren gemaakt. De betreffende deelnemer stond op de horizontale lat, wel een meter hoog en moest proberen vooruit te komen. Maar niet alleen natuurlijk, nee dit ging om SAMENWERKEN. Aan de A waren twee touwen vastgemaakt, waar door behulpzame groepsgenoten aan werd getrokken en één touw aan de achterkant om naar voren vallen te voorkomen. Daar is toch serieus over nagedacht en vervolgens heeft ook nog iemand het gemaakt. Zal een cent gekost hebben.

En wat een hilariteit dat opleverde!! Lachen… Met veel horten en stoten kwamen beide groepen een paar meter vooruit. En de uitdaging was natuurlijk, wie het verst kwam.
Wat was de winnende groep blij. Ze stonden te juichen alsof ze een miljoenenorder hadden binnengehaald. Het meest sneu was de verliezende groep. Je zag de anderen denken: prutsers, kunnen niet samenwerken.

Na het uitbundig vieren van de overwinning gingen de twee groepen weer opgetogen naar de volgende ‘tool’: een levensgroot spinnenweb tussen twee latten gespannen met in het midden een gat…

Organisatie onderstromen

Mijn nieuwe project was vlot van start gegaan. De business case was goedgekeurd door het managementteam en de opdrachtgever. En het projectteam was er helemaal klaar voor. Dus wie schetste mijn verbazing dat de business case plotseling tot op hoge hoogte werd getild en ook nog door de afdeling ‘Beleid en Kwaliteit’ moest worden goedgekeurd. Vonden zij zelf. En als het daar nu bij was gebleven, maar ook de afdeling ‘Planning en Controle’ liet zich niet onbetuigd en vond dat zij hun zegje niet alleen moest doen, maar ook verwoorden in een adviesrapport. Zo gezegd zo gedaan.

Oh, dacht ik nog optimistisch, nog even geduld, zo werkt het in deze organisatie blijkbaar nou eenmaal. Uiteindelijk ging de business case met de nodige adviezen en bijlagen naar de secretaris van de raad van bestuur, want ook de raad van bestuur wilde er een klap op geven. Althans dat dacht ik. Maar nee, zo makkelijk ging dat niet, want het lid van de raad van bestuur, dat portefeuillehouder is op dit betreffende onderwerp, wilde op zijn beurt eerst de stukken lezen en goedkeuren voordat deze in de raad besproken zouden worden.

Het moge duidelijk zijn dat in deze organisatie ieder zichzelf respecterend staffunctionaris en bestuurder zijn en haar plasje moet doen over een belangrijk en interessant project. Hoe zat dat ook al weer met vertrouwen geven, kwaliteit leveren en wendbaar zijn?

Onderstromen in een organisatie zijn vaak sterker dan je denkt.

De Arbo stoel

In de middag rond 15 uur ging ik naar de afdeling om mijn collega te spreken. Boven gekomen kreeg ik na enige zoekactie te horen: “Nee. Katrien is al naar huis. Morgen is ze er weer, maar niet te vroeg komen hoor!!” En hulpvaardig voegde de collega er aan toe: “Ze zit meestal daar”. En ze wees naar een grote rode Arbo stoel.
De Arbo stoel. Ze zijn rood, blauw, groen, ooit frisse kleuren maar inmiddels niet meer. Er zit een extra hoofdsteun aan, een speciale rugleuning of bijzondere armleuningen.
In de nieuwe werk omgeving zie je ze ’s avonds bij elkaar kruipen, en staan ze op een rijtje de volgende dag af te wachten. Als robuuste, doch bange wezentjes bij elkaar. Een briefje op de rug: deze stoel is van…….. Waag het niet er aan te komen.

En in die stoel zit de Arbo-collega. Met een wat geforceerd aandoende vrolijkheid hijst hij of zij zich zuchtend en kreunend, in de persoonlijke stoel en zit vervolgens een groot deel van de dag op haar of zijn troon alsof ze de koningin of koning van de afdeling zijn.
Laat het helder zijn, de meeste Arbo-collega’s zijn prima functionerende medewerkers. Maar zij die ’s ochtends hun stramme lijven met veel lawaai en misbaar in hun aangepaste stoel hijsen, zijn medewerkers om rekening mee te houden. Alles aan hen ademt: ik ben speciaal. Net als hun stoel.
Niet te veel druk uitoefenen, want anders heb je voor je het weet, een lege Arbo-stoel en een zieke Arbo-collega.

Alhoewel……………….. Wat blijkt, wanneer je oprecht geïnteresseerd bent in deze collega’s? Dan zijn het gewone, aardige mensen, met een familie en gezin, met een soms bijzonder onverwachte hobby, een druk sociaal leven of een maatschappelijke taak of functie. En zegt deze collega: “Het komt niet vaak voor dat iemand geïnteresseerd is in mijn werkzaamheden”

En dan zou je zomaar eens een biertje kunnen gaan drinken met die collega.

Het nieuwe kennisdelen

Is het jou ook opgevallen?
De eerste keer dat ik het zag was een half jaartje geleden op de fiets op weg naar mijn werk. Tegen de muur van een huis stond een boekenkastje met een klein dakje en een glazen deurtje er voor. Zonder slot. Gevuld met boeken. Zo maar, om mee te nemen.
Een voorbijganger stond er een boek uit te zoeken.

Eenmaal in het vizier ontdekte ik meer van dat soort boekenkastjes bij huizen. Sommige hadden ook andere attributen in de aanbieding zoals een aktentas. Het moet natuurlijk niet een kwestie worden van ‘effe lekker de zolder opruimen’.
Maar toch. Wat een goed idee, al die boeken die bij je thuis de kast uitpuilen, die je niet meer gaat lezen en die staan te verstoffen. Gewoon aanbieden aan een ander en mooie boeken delen, kennis delen en een ander een plezier doen met iets waar jij op een eerder tijdstip plezier van hebt gehad.

Is het niet zo dat delen sowieso gelukkig maakt? Daar zijn hele onderzoeken naar gedaan en het blijkt te werken. Voor jezelf houden levert meestal niet zo veel op, maar verbinden, delen en gunnen maakt je rijker en wijzer. Thuis, voor je huis en op de werkvloer.

Dan kunnen wij er op schieten

In het eerste gesprek met de opdrachtgever was mij al duidelijk gemaakt dat in het team waarvoor ik gevraagd was, de leden op zijn zachts gezegd niet op één lijn zaten.
Mijn opdracht was om samen met hen de nieuwe beleidsstrategie uit te zetten en dit in een document vast te leggen. En het liefst ook nog zo, dat zij er allemaal achter konden staan en het beleid eensgezind zouden uitvoeren. De opdrachtgever had een eerste bijeenkomst gepland, waar hij zelf ook graag bij wilde zijn.

Het team bestond uit zeven personen, waarvan er drie niet aanwezig waren. Niet handig voor een bijeenkomst die, niet zoals ik dacht een kennismaking was, maar de start van het denken over het nieuwe beleid.
De opdrachtgever zat de bijeenkomst voor en dat deed hij met verve door alles wat werd geroepen te honoreren en te verwelkomen als een mooie bijdrage of een goede gedachte. Zo kon het dus gebeuren dat de vergadering alle kanten op ging en gedomineerd werd door enkele aanwezigen, die ieder om het hardst hun mening en visie ventileerden. Stom. Ik had veel scherper moeten vragen wat het doel van de bijeenkomst was.

Het goede nieuws was dat de sociale rangorde in de groep mij al snel duidelijk werd.

Aan het einde van deze bijeenkomst ‘losse flodders’ vroeg de opdrachtgever of ik misschien van de bijeenkomst een eerste document kon maken, want zo lichtte hij toe: “dan kunnen we er de volgende keer op schieten”.
Als ijverige projectleider zou je er zomaar in trappen: daar waar het management geen kaders afbakent of medewerkers een halt toeroept, zelf een poging doen kaders te beschrijven om dan vervolgens met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid, de kop van Jut te worden……….

Terug in het gareel

Op gezette tijden volgen onze projectmanagers een training in een landhuis in een lommerrijk omgeving, bij een gerenommeerd instituut.
Al bij aankomst wordt de toon gezet: kwaliteit en niveau. Het voelt als een warm bad. En dan niet een gewoon bad, maar een ander soort bad bv. vierkant of rond.
Want zo’n instituut is het en zo zijn ook de trainingen. Alles is anders en niets is wat het lijkt. De streep op de weg is scheef, in het bos hangen foto’s van de zee met zeilboten, de werkketen op het terrein blijken overlegruimtes te zijn voor de deelnemers en in de het restaurant wordt videokunst geprojecteerd.

En dat alles helpt managers om buiten kaders te denken. Om nieuwe inzichten op te doen, overtuigingen te herzien, technieken te leren en weer te voelen waarom je het allemaal ook weer deed.

Verfrist en sterker weer terug op de werkvloer, valt het niet altijd mee om in de waan van de dag, buiten de kaders te blijven denken, scherp te zijn, vraagtekens te plaatsen en regelmatig “Nou,…..en” te roepen of minimaal te denken. Zeker niet wanneer bij ieder vernieuwend initiatief de medewerkers roepen: “Oh, jij bent zeker op training geweest.”
De werkvloer probeert je onbewust weer in hun gareel te krijgen.
Dus mocht je weer terug zijn, draai je bureau een kwartslag, zet de vergadertafel dwars (of nog beter gooi: ‘m er uit) of hang het schilderij achter je bureau op z’n kop. Echt, het helpt.

Choose your battles!

De afgelopen week hoorde ik het op de werkvloer drie keer. In één week en in meerdere varianten: choose your battles, choose your battle en choose your battles right! Dan moet er toch serieus iets aan de hand zijn, met Nederland of met mij.
Bij de eerste keer dacht ik nog, ‘zo, dat komt lekker sterk en krachtig over’. Bij de tweede leek mij dat er echt een nieuwe wind waait en bij de derde keer, moet je toch toegeven dat het poldermodel nu echt voorgoed ter ziele is.

Choose your battles!
Te wapen vrienden, we moeten gaan strijden. En dat niet alleen, maar je moet ook nog de juiste strijd kiezen, want anders zit je voor iets te vechten wat je uiteindelijk natuurlijk niets oplevert.
Ach, zo nieuw is het nou ook weer niet , dat strijden bedoel ik. Al eerder werden wij, kameraden, opgeroepen ten strijde te trekken. Dat heeft toen wel wat opgeleverd, of niet, het is maar hoe je het bekijkt.

Tja, en wat betekent dat voor mij en mijn werkzaamheden? Moet ik ook mijn ‘battle’ voeren? En zo ja, niet onbelangrijk, wat is dan mijn strijd? Je zou het er benauwd van krijgen. Zo piekerend realiseerde ik mij dat het gaat om een andere vraag. Namelijk: waar geef je je energie aan.
Niet aan gepieker in ieder geval en ook niet aan gedoe of gekonkel op de werkvloer. Laat maar gaan. Zet de ramen open en laat die frisse nieuwe wind maar waaien. Het helpt om energie te richten en te focussen op de zaken die belangrijk zijn.
Choose your battles!

Verstoorde acquisitie

Goed voorbereid kwam ik vandaag bij de nieuwe opdrachtgever aan. Ik had de website van het bedrijf bekeken, de opdrachtgever gegoogled, het jaarverslag gelezen en geluncht met een ex- medewerker, met wie ik contact had gekregen. Goed voorbereid dus. Wat kon mij nog gebeuren.

In de kamer van de opdrachtgever gingen wij zitten aan de ruime vergadertafel, die met de kopse kant naar de muur stond. Net toen wij, na de gebruikelijke introductie en ‘op warm tijd’ midden in het gesprek zaten, viel mijn oog pas goed op het schilderij dat bij de tafel aan de muur hing. Daarna kon ik mij niet meer concentreren.

Ik dacht direct: niet lachen en zeker niet zenuwachtig gaan giechelen. Gewoon negeren, maar dat lukte niet meer. Met grote regelmaat werd ik tijdens het gesprek afgeleid en vroeg ik mij af hoe ik mij moest verhouden tot de afbeelding. Er een opmerking over maken, geïnteresseerd het kunstwerk bewonderen, of een grapje maken? Zou de man zelf dat geschilderd hebben of zijn echtgenote? Was hij zich bewust van de impact van het kunstwerk? Of was ik gewoon preuts?

Ik heb toch een deel van het gesprek gemist, want ik keek namelijk recht in het kruis van een manlijk naakt.

Kerstgedachte op het werk

Iedere keer wanneer ik een afspraak heb met Karin, bereid ik mij zorgvuldig voor. Want met Karin spreek je niet zomaar. Karin spreekt namelijk met jou. En daar is dan meestal geen spelt tussen te krijgen. Niet gehinderd door enige zelfreflectie ratelt ze maar door over het betreffende onderwerp.
Dat is geen onzin verhaal daar gaat het niet om. Was het maar zo dan heb je een reden om het af te kappen. Nee, Karin heeft verstand van zaken en dat etaleert ze in ruime mate, in een rap tempo en zonder adem te halen, lijkt het.

Tja… wat doe je dan?

Ooit heb ik in een training gehoord van de begeleidster hoe zij zulke situaties aanpakte. In gesprekken met opdrachtgevers werd ze regelmatig geconfronteerd met types, waarbij het moeilijk is om je aandacht te focussen. Iedereen kent op de werkvloer wel één of twee collega’s die in deze categorie vallen. Dan ben je, voor je het zelf in de gaten hebt, al weer bezig om je boodschappenlijstje voor die avond samen te stellen. Je bent er met je gedachte niet bij, raakt geïrriteerd of haakt af.
Je kunt maar beter zien te voorkomen dat zo’n situatie escaleert. Dus had zij zich aangewend om, zodra ze merkte dat ze afhaakte, haar kopje koffie nog maar eens goed vast te houden met twee handen en zich te dwingen om gefocust te blijven.
Die anekdote is bij mij opgeslagen onder de naam: ‘kopje koffie’. Ik hoef in zo’n situatie maar ‘kopje koffie’ te denken en ik ben weer bij de les.
Het helpt de focus te bewaren op het gesprek en de werkrelatie goed te houden.

Een kerstgedachte voor het hele jaar.

Pfff……….

Voor de jaarlijkse managementdag van een groot bedrijf was ik gevraagd als facilitator. De dag was met de opdrachtgever goed voorbesproken en door mij tot in detail voorbereid. De notities gelezen, de werkvormen uitgekozen, inhoudelijke achtergronden bestudeerd en plan B in het hoofd voor als zich onverwachte wendingen zouden voordoen. De tas de avond ervoor gepakt en nog een keer extra gecheckt. Dat was allemaal prima in orde. De kleren voor die dag verwachtingsvol op een hangertje aan de kastdeur. Extra tijd ingecalculeerd en de wekker een half uur te vroeg gezet. Aan de voorbereiding kon het niet liggen.

Dus welgemoed voor dag en dauw op pad. Wat kon er mis gaan? Ja, je raadt het al, halverwege de rit: de verkeersinformatie, een flinke file ten gevolge van een aanrijding. Ik heb de eerste de beste afslag genomen, waarbij al snel bleek dat ik niet de enige was die op die gedachte was gekomen. Ik overwoog wat te doen. Omrijden of geduld hebben in deze nieuwe file? Bellen dat ik in de file stond en later zou zijn? Fijne binnenkomer.

Nee, dat niet, dan liever nogmaals om rijden. Rijen ondenkbaar ijle populieren, boerderijen, dorpen, koeien, provinciale wegen met brede rijen fietsende scholieren. Nog meer boerderijen en fietsers en ja, daar gelukkig ……het conferentieoord.

Diep ademhalen, rustig blijven en bedenken wat ik wilde zeggen als ik nog net op tijd aan zou komen.
“Heeft u het kunnen vinden?”
“Ja prima. Mooie landelijke omgeving en een prachtige plek voor een beleidsdag.”
Pffffff……….

Uit: Alle kikkers in de kruiwagen

Ongerichte energie

Ken je dat gevoel? Net terug van vakantie, vol energie en initiatieven en als je iets hoger in de bergen bent geweest, ook nog vol met rode bloedlichaampjes. Dus stilzitten is er niet bij. De eerste energie gaat naar de was en het opruimen van de bij een vakantie horende zaken. Nog steeds bruisend van energie moet het huis er aan geloven, klusjes die al jaren zijn blijven liggen, poetsen waar niet nodig en opruimen waar het binnen ‘no time’ weer een rommeltje wordt. Ongerichte energie.
Totdat het moment komt dat je denkt: “Waar ben ik nu eigenlijk mee bezig?”

Misschien herkenbaar, misschien niet, maar kijk nu eens naar projecten in organisaties. Menig project begint zo: er vol tegen aan, direct in actie en met veel energie. Vaak soms voordat het voor iedereen voldoende duidelijk is wat het eindresultaat moet zijn, wordt er begonnen met het verzamelen van gegevens en informatie, het uitwerken van diverse goedbedoelde initiatieven en quick wins. Ongerichte energie.
Totdat het moment komt dat je tegen elkaar zegt: “Waar zijn we nu eigenlijk mee bezig?”

Voor het opruimen van de vakantiespullen kan het nog effectief zijn, maar voor het starten van een project is het valkuil nr.1. Dus eerst maar eens met elkaar goed achterover leunen om te bepalen wat het gezamenlijk beeld is van het eindresultaat en wat een geschikte manier zou zijn om dit te bereiken. Neem er de tijd voor!

Het familieweekend

Het is er weer de goede tijd van het jaar voor: het familie weekend. Ruim van te voren is de datum vastgelegd en een huis gezocht. Voorbereidingen, taakverdeling en natuurlijk de onvermijdelijke boodschappenlijst. Wie verzocht dit jaar de kratten bier en de flessen wijn, want die is de klos en moet sjouwen, of is dat degene die de maaltijd voor vrijdag en zaterdag regelt? Wat gaan we doen, plankzeilen, karten of gewoon een flinke wandeling? En dan het huisje: nooit genoeg kamertjes om alle stellen te herbergen, dus wie moet er op de grote slaapzaal? Maar na veel gedoe is iedereen op vrijdagavond gearriveerd en geïnstalleerd en kan het familieweekend beginnen. Gesprekken, grappen, herinneringen, plagerij, diepgaande en serieuze discussies (enigszins geholpen door de wijn) en oude krachtsverhoudingen. Maar ook vertrouwdheid.

Mooie vraag voor een manager: hoe ontwikkel je nieuwe verhoudingen in een bestaande en vertrouwde cultuur? Want die cultuur is onderdeel van de identiteit van de familie dus die gooi je niet zomaar overboord. En tegelijkertijd schuurt die, want je bent niet meer dat gezinslid van 20 jaar geleden.
Samen een nieuwe identiteit opbouwen doe je door de actualiteit binnen te halen, door nieuwe waarden te ontwikkelen en nieuw gedrag te tonen. Simpel recept, maar diep ingrijpend in mensen en groepen.